Constancia de pagos y retenciones: qué es y cómo obtenerla

La constancia de pagos y retenciones es un documento a través del cual certificamos todo lo relacionado a sueldos y nóminas. Debemos rellenar este documento de la forma correcta añadiendo las retenciones de impuestos que hemos asumido como empresa, además del timbrado que se realiza para expedir la nómina.

Si quieres aprender más sobre esta documentación necesaria para el correcto funcionamiento de una empresa, toma papel y lápiz, en este artículo te lo explicaremos todo.

¿Qué es la constancia de pagos y retenciones?

Como te comentábamos al inicio de este artículo, la constancia de pagos y retenciones es un documento que se debe realizar para que quede claro las percepciones que se aportan a los empleados.

Esta documentación nos permite llevar un completo registro y control sobre las nóminas y los impuestos que asumimos como empresa a la hora de expedir los salarios de nuestros trabajadores.

Cuando se creó la facturación 3.3 se generó un cambio en la manera de mostrar lo que se le daba a cada trabajador como salario, es más se impuso como obligatorio realizar un timbrado de nóminas, al igual que se hace con los CFDI.

Gracias a este cambio los trabajadores se ven beneficiados, ya que ahora pueden consultar en el SAT toda la información necesaria para realizar su declaración de impuestos.

¿Qué datos debemos incluir en la constancia de pagos y retenciones?

Como cualquier tipo de documentación, la constancia de pagos y retenciones debe contar con una serie de elementos con información real y correcta para que sea válido.

Rellenar este tipo de documentación de manera incorrecta puede conllevar problemas con el SAT, por lo que hay que tener mucho cuidado al rellenarlo.

A continuación te vamos a mostrar los datos más importantes que deben ir incluidos en la constancia de pagos y retenciones:

• Datos del trabajador: Se deberá incluir el nombre y apellidos completos del susodicho, el número de la seguridad social y el CURP.
• Datos fiscales: Aportaremos la información fiscal necesaria de nuestra empresa, añadiendo datos como el RFC.
• Datos fiscales del trabajador: Añadiremos toda la información fiscal de la que disponemos de nuestro empleado.
• Cantidades monetarias: Se debe añadir tanto el salario que recibe el trabajador en el período laboral y el resumen de las retenciones totales que se deben asumir.
• Firma: La empresa deberá firmar este documento con la firma del representante y con el sello propio de la empresa.
• Finalmente se debe añadir una leyenda a través de la cual se declare que todos los datos son correctos y la fecha en la que la constancia de pagos y retenciones fue presentada en el SAT, añadiendo también la numeración de dicho documento.

¿Quién debe emitir esta documentación?

La responsabilidad de emitir esta documentación recae en la empresa que tiene trabajadores en su plantilla, y no es necesariamente obligatorio entregar dicho documento a los empleados.

Gracias a este tipo de documentación en línea, se lleva un registro a través de Internet y el propio empleado puede solicitar la información que tenga que ver con su salario, algo que facilita las declaraciones de impuestos.

Lo que sí tiene obligación el empleador es entregar un CFDI de nómina a través del cual se le muestre al trabajador el ingreso del salario, los impuestos, las retenciones, etc.

¿Cuánto cuesta la constancia de pagos y retenciones?

No tiene coste ni para el trabajador ni para el empleador, ya que el SAT dispuso un programa de manera gratuita para realizar la expedición de esta documentación.

Además, para más facilidades tienes la opción de utilizar este programa de manera online o podrás descargarlo en tu ordenador y trabajar desde la plataforma.

¿Para qué sirve la constancia de pagos y retenciones?

Como venimos comentando a lo largo de este artículo, es una buena forma de facilitar a tus trabajadores su declaración de impuestos de forma anual.

Debes saber que las personas que cuyos ingresos son a través de honorarios deben realizar una declaración anual, mientras que el resto pueden realizarla o no, ya que a ellos se les plantea de manera opcional.

Esta declaración te puede dar la oportunidad de pedir una devolución de los impuestos asumidos en caso de que hayas asumido de más y conseguir un saldo a favor a través de los impuestos I.V.A. o I.S.R.

¿Cuándo solicitar esta documentación?

Lo más recomendable para el trabajador es que la solicite en diciembre, así la empresa podrá expedirla al igual que el ejercicio fiscal.

Esto es beneficioso porque así se podrán contrastar datos y así certificar que todos los elementos que se han incluido en el documento son reales.

¿Se debe guardar este documento?

No existe una regulación en torno a cuánto tiempo se debe guardar este documento, pero nosotros te recomendamos que la guardes al menos durante 5 años, para que en caso de necesitarla tengas a mano el documento necesario.

También te recomendamos que lo tengas tanto en formato físico como en digital.

En resumen

No es obligatorio expedir este tipo de documentación, ya que gracias al timbrado de nóminas, la información que se pueda requerir ya está registrada en el SAT.

Como para los trabajadores es beneficioso contar con este documento, podrán solicitárselo a su empresa y en ese caso sí existe obligación de realizar esta documentación.

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