Para facilitar el uso de los conceptos referentes a la contabilidad, administración y facturación, estos deben ser claros. Por eso, seguro que en relación con las compras, has oído hablar a menudo del concepto nota de crédito, pero ¿sabes qué es o cómo aplicar una nota de crédito a una factura?
Desde FacturoPorTi hemos desarrollado este artículo para responder a esta pregunta y ayudarte a resolver todas las dudas que puedas tener sobre cómo aplicar una nota de crédito a tu factura.
Si crees que el documento tributario más importante para tu empresa es la factura electrónica, siento desvelarte que hay un documento igual de valioso (o incluso a veces más): la nota de crédito.
Índice de Contenidos
¿Qué es una nota de crédito?
La nota de crédito es un documento administrativo con validez legal que se utiliza en
transacciones de procesos de compra-venta para descontar el importe de una factura electrónica por un error al facturar o por la insatisfacción del cliente, y por la aplicación de bonificaciones o descuentos.
Es el nombre común que recibe el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de tipo E (Egreso), y sus motivos de emisión son por devolución, por daños o por la corrección de algún tipo de error, descuentos y bonificaciones.
En una nota de crédito se corrige un importe que ya haya sido registrado en una factura emitida y también se utiliza para disminuir los ingresos que fueron registrados en facturas previas.
El objetivo principal que tiene el CDFI de Egreso es la deducibilidad, es decir, disminuye o simplemente revisa el CDFI de Ingreso para restar los impuestos que estos defienden.
¿Para qué sirve una nota de crédito?
Es el documento por el cual las empresas amparan la salida de dinero injustificada por las facturas de gastos debido a que, a pesar de ser devoluciones o descuentos, restan también los ingresos.
Es importante conocer los momentos en los que hay que emitir una nota de crédito y sus razones. Estos motivos, a diferencia de las facturas, en las notas de crédito aparecen como un punto adicional en su estructura para explicar el porqué se está anulando.
Una vez que es emitida la nota de crédito se debe otorgar el efecto fiscal de deducción al interesado en su declaración anual.
Motivos de su emisión
La utilización de la nota de crédito puede darse por:
- Gastos extra
- Errores de facturación
- Baja de intereses
- Emisión de una factura por error
- Devolución por inconformidad
- Cambios en los costes. Por ejemplo, cambios de materiales.
- Modificación en las cotizaciones
- Reestructuración de presupuestos…
¿Por qué es importante?
Este documento es esencial para llevar un control de contabilidad y una administración financiera correcta en tu negocio.
Gracias a las notas de crédito, las empresas pueden llevar una gestión adecuada de la deducibilidad de sus actividades. Evitando de esa manera que no se cumplan los pagos a causa de bonificaciones, descuentos o devoluciones de facturas que ya han sido emitidas.
¿Cómo aplicar una nota de crédito a una factura?
Fiscalmente, no se permite la eliminación de una factura ya emitida. Por este motivo, es necesario saber cómo aplicar una nota de crédito a una factura para corregir algún error o poder hacer la modificación de una factura producida.
Para ello, es necesario emitir una nota de crédito y subsanar el fallo sin destruir la factura original. Además, es aconsejable aplicar la nota de crédito a la factura de la forma más sencilla posible.
Esto es así, puesto que estos documentos serán emitidos en numerosas ocasiones y la
complejidad en el proceso puede equivaler a una gran pérdida de tiempo para la empresa. De igual manera, las empresas emiten este tipo de documentos en formato electrónico para minimizar la pérdida de tiempo en tener que digitalizarlo posteriormente.
Ahora bien, para saber como aplicar una nota de crédito a una factura correctamente, hay que tener clara la factura que se vaya a compensar indicándola con su número identificador.
¿Nota de crédito o factura rectificada?
Errar es humano, entonces para dar respuesta a qué podemos hacer para corregir una factura debemos diferenciar si la factura pertenece al trimestre actual o a alguno anterior.
Si se emite una factura con errores en la operación o en las devoluciones hay que expedir una nota de crédito con el importe que se vaya a devolver (siempre son facturas negativas) y hacer referencia a la factura anulada.
Otra forma de anular las facturas puede ser por medio de una factura rectificativa. La diferencia principal con el documento anterior es que con las facturas rectificadas radica la posibilidad de modificar facturas de trimestres anteriores, algo que es imposible hacer con la nota de crédito.
Al enviar y declarar ya una factura errónea, es necesario emitir una factura rectificada, para informar a Hacienda de los impuestos que se han pagado, pero que no se han cobrado o de la corrección que se ha realizado del error.
Por todo ello, para saber cómo aplicar una nota de crédito a una factura es importante identificar las notas de crédito como documentos que se emplean en transacciones de compra-venta con el fin de modificar una factura ya emitida en ese mismo trimestre.
Para ello es necesario: identificar que se trata de una nota de crédito, referenciar la factura original con toda la información e incluir las cantidades.
Esperamos que este artículo sobre qué es y cómo se aplica una nota de crédito a una factura te haya resultado provechoso para resolver tus dudas.
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